Privacy policy

Bij het gebruik van onze diensten laat je gegevens bij ons achter. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. We bewaren slechts de gegevens die rechtstreeks door je worden opgegeven of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons verstrekt worden. We achten de omgang met persoonsgegevens van groot belang, daarom verwerken en beveiligen we die gegevens met grote zorgvuldigheid. In deze Privacy Policy beschrijven we welke (categorieën) persoonsgegevens we verzamelen, met welk doel we deze gebruiken, en met welke categorieën betrokkenen en ontvangers we deze delen.

Bij het verwerken van gegevens houden we ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en hoewel je onze diensten ook als bedrijf kunt gebruiken, vallen bedrijfsgegevens niet onder de AVG. Deze Policy is dan ook voornamelijk bedoeld voor diegenen die onze diensten als particulier gebruiken.

De laatste wijzigingen in deze Privacy Policy hebben plaatsgevonden op 24-05-2018.

1.1. Het creëren van een account

We verzamelen de volgende gegevens wanneer je klant wordt bij Manetti IT:

• Naam en achternaam, zodat we weten met wie we zaken doen
• E-mailadres, zodat we contact met je kunnen opnemen via e-mail
• Telefoonnummer, zodat we telefonisch contact met je kunnen opnemen
• Adres, zodat we contact met je kunnen opnemen via de post
• Factuuradres, als je liever hebt dat we facturen naar een ander adres sturen
• Betaalgegevens, verstrekt door onze payment provider zodat we weten dat er betaalt is voor de diensten die je gebruikt

1.2 Contact met ons

We verzamelen de volgende informatie wanneer je contact met ons opneemt via e-mail:

• Je e-mailadres
• De door jou verstrekte informatie in de e-mail
• IP adres gebruikt tijdens het invullen van het contactformulier op onze website

We verzamelen de volgende informatie wanneer je telefonisch contact met ons opneemt:

• Je telefoonnummer
• Opname van het telefoongesprek

2. Het gebruik van persoonsgegevens

De informatie die we verzamelen wordt gebruikt voor uiteenlopende zaken. Hieronder beschrijven we voor welke toepassingen we je gegevens gebruiken en met welk doel.

2.1. Klantenservice

Wanneer je contact met ons opneemt via e-mail of het contactformulier op onze website, dan bewaren wij deze berichten in ons beveiligde email systeem. Ten eerste doen we dit zodat we je verzoek kunnen beantwoorden en verwerken, en ten tweede om je beter te kunnen helpen in de toekomst.

Naast het contact opnemen via e-mail heb je ook de mogelijkheid om telefonisch contact met ons op te nemen. Wanneer wij gebeld worden dan verschijnt je telefoonnummer en je naam (wanneer bekend) op onze telefoontoestellen. Hierdoor kunnen we snel zien we er belt en wie we eventueel terug moeten bellen.

Herstellen van account toegang

Indien u geen toegang meer heeft tot uw account met het bij ons bekende e-mailadres van uw account, vragen wij u de volgende gegevens aan te leveren om de toegang tot uw account te kunnen herstellen:

particuliere klant

• Kopie legitimatie

zakelijke klant

• Digitaal gewaarmerkt uittreksel Kamer van Koophandel (niet ouder dan 3 maanden)
• Kopie legitimatie van een zelfstandig bevoegde bestuurder, of alle gezamenlijk bevoegde bestuurders

Nadat wij deze documenten hebben gebruikt om de toegang tot uw account te herstellen, zullen deze door ons verwijderd worden.

2.2. Verificatie door derden

Sommige informatie, zoals je adres en telefoonnummer, verifiëren we mogelijk met behulp van een derde partij.
Bij het aanmaken van een account vragen we om je adresgegevens en een optioneel factuuradres. Wanneer een adres in een van de velden wordt ingevoerd, dan wordt deze automatisch gecontroleerd op validiteit middels de Google Maps API.

2.3. Het leveren van een dienst

Voor een deel van de diensten die we aanbieden is het gebruik van persoonsgevens noodzakelijk, zoals het vastleggen van domeinnamen of het aanvragen van een SSL certificaat.
Voor het vastleggen van een domeinnaam vragen en gebruiken we op zijn minst de volgende gegevens:

• Naam en achternaam
• Geslacht
• Adres
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Voor het aanmaken van een SSL certificaat (dit geldt niet voor Let’s Encrypt certificaten) vragen en gebruiken we de volgende gegevens:

• Bedrijfsnaam of persoonsnaam en achternaam
• Bedrijfsadres of persoonsadres
• E-mailadres

Voor het registreren van domeinnamen en het vastleggen van SSL certificaten sturen we je gegevens door naar onze leverancier voor deze producten. Als dit eenmaal gedaan is, zullen zij het proces finaliseren bij de organisaties in kwestie: domeinnaam registraties en certificaatautoriteiten.

2.4. Facturering

Om onze diensten de komende jaren te kunnen blijven aanbieden moeten we het gebruik ervan in rekening brengen. Om dit voor elkaar te krijgen schrijven wij een factuur uit, welke persoonsgegevens bevat. Om te voldoen aan de Nederlandse belastingwet bewaren wij onze facturen voor een periode van zeven jaar.
Als er aan bepaalde condities wordt voldaan delen wij persoonsgegevens met het incassobureau waar we mee samenwerken. Dit kan gebeuren wanneer de betalingstermijn van een factuur is overschreden en er na meerdere herinneringen geen betaling is verricht. Het incassobureau ontvangt in dat geval de volgende informatie van ons:

• Naam en achternaam
• Adres of factuuradres
• Facturen die we hebben verzonden
• Communicatie die we hebben verzonden

2.5. Datacenter toegang

Bij het gebruik van onze colocatie diensten bieden we een manier om het datacenter te bezoeken om bijvoorbeeld hardware te onderhouden. Om toegang te verkrijgen moet er een verzoek worden ingeschoten via onze klantenservice, waarbij we de volgende gegevens doorgeven aan onze datacenter leverancier:

• Naam en achternaam

2.6. Spamfiltering

Om ongewenste e-mail zoals spam uit je inbox te weren en om uitgaande spam berichten te voorkomen, maken we gebruik van de spamfilter onze webhosting leverancier van SpamExperts voor POP en IMAP mailboxen en Microsoft voor de Office 365 mailboxen. Deze systemen scant in- en uitgaande e-mailberichten en filtert ze vervolgens op malafide inhoud.
Wanneer je als gebruiker handmatig berichten als spam markeert, dan wordt dit gedeeld met de leverancier van het spamfilter zodat de effectiviteit van het filter wordt vergroot.

2.7. Het versturen van offertes

Wanneer je contact opneemt met onze verkoopafdeling voor bijvoorbeeld meer informatie over onze Managed diensten, kunnen we je een offerte sturen met behulp van software van een derde partij.
Een offerte kan de volgende persoonsgegevens bevatten:

• Naam en achternaam
• Adres
• E-mailadres
• Online handtekening

2.8. Externe communicatie

Als klant van Manetti IT houden we je graag op de hoogte over de diensten die je afneemt, over nieuws waarvan we denken dat je het niet kan missen en hoe je het meeste haalt uit onze producten.

E-mails over de diensten die je afneemt

Deze e-mails krijg je automatisch wanneer je een dienst bij ons afneemt en bevat over het algemeen nuttige informatie. Als je dataverkeer limieten bijna worden bereikt of wanneer er een storing plaatsvindt, we kunnen je er over mailen.

2.9. Interne communicatie

Onze medewerkers maken gebruik van een scala aan instrumenten voor onze interne communicatie en het bijhouden van de voortgang van projecten. Er wordt hierbij, waar mogelijk, bij voorkeur van e-mail gebruik gemaakt als medium voor informatieoverdracht, desalniettemin kent dit medium op dit vlak geen exclusiviteit.

2.10. Foutrapportage

Het kan voorkomen dat je tijdens een bezoek aan onze websites een foutmelding tegenkomt. Om ervoor te zorgen dat onze developers dergelijke foutmeldingen kunnen verhelpen, worden er automatische rapportages verzonden naar een externe hulpbron. In deze rapportages is het IP adres en het e-mailadres van de gebruiker opgenomen om de koppeling te kunnen maken tussen een rapportage en de foutmelding.
Een voorbeeld van een dergelijke rapportage is een gefaalde inlog poging waarbij een rapportage wordt opgemaakt om de oorzaak van het falen te kunnen herleiden.

2.11. Fraude en misbruik

In het geval van verdenking of bewijs van fraude of misbruik kunnen wij vereist zijn om persoonlijke informatie over te dragen aan de relevante autoriteiten.

3. Tracking door derden

We maken gebruik van meerdere tracking pixels om de gebruikerservaring te kunnen verbeteren en om onze marketingactiviteiten te optimaliseren.

3.1. Google Analytics

Op al onze websites gebruiken we Google Analytics om verschillende zaken bij te houden, zoals de duur van een bezoek, de fysieke locatie van een bezoeker en welke pagina(s) er worden bezocht. Het vertelt ons wat er allemaal op onze website gebeurt.

Google Analytics gebruiken we op de volgende pagina’s:

• www.manetti.online – Alle pagina’s

Voor meer informatie over hoe Google informatie verzameld en gebruikt verwijzen we je door naar de Privacy Policy van Google.

4. Beveiliging

We nemen beveiligingsmaatregelen om de kans op misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens tot een minimum te beperken. We houden ons aan hedendaagse best-practices en beveiligingsstandaarden en evalueren frequent of we op dit gebied bij de tijd zijn.

5. Wijzigingen in deze Privacy Policy

We behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze Privacy Policy. Bovenaan dit document staat de laatste wijzigingsdatum vermeldt. Bij significante wijzigingen zullen we je per e-mail, onze website of een van onze controlepanelen op de hoogte brengen. We raden echter aan deze Policy regelmatig te raadplegen zodat je op de hoogte bent van eventuele veranderingen.

6. Inzage en wijzigen van uw gegevens

Voor vragen over ons privacybeleid of vragen omtrent inzage en wijzigingen (waaronder verwijdering van) je persoonsgegevens kun je te allen tijde contact met ons opnemen.